Varjo-IT syö IT:n asemaa

  • Aki Anttila

Pilvipalveluiden myötä nopeasti tapetille noussut Varjo-IT (Shadow IT) on alkanut syödä perinteisen IT:n asemaa – valtaa, vastuuta ja budjetteja. Uhkakuva nykyiselle tietohallintojohdolle on selvä; jos et pysty palvelemaan liiketoimintaa sen haluamassa tahdissa, tehdään hankinnat ohitsesi, ja tehtäväksesi jää nykyisen infrastruktuurin pölyjen pyyhkiminen. Kunnes sen ajoaika on ohitse ja edessä on valojen sammuttaminen.

Varjo-IT voi herättää monenlaisia tuntemuksia tietohallinnossa. Perusreaktiona on yleensä jonkinasteinen denialismi – ”Ei meillä mitään tuollaista ole”. Vaihtoehtoisia suhtautumistapoja ovat ärsyyntyminen, suuttumus tai jopa viha. Hyvin harva tietohallintojohtaja näkee Varjo-IT:n mahdollisuutena, vaikka sitä se nimenomaan on. Varjo-IT tarjoaa tietohallinnolle luontaisen tavan uusiutua ja kasvattaa rooliaan koko organisaation laajuiseksi, pois pelkän tukifunktion tehtävästä.

Varjo-IT:n oikeaoppisessa haltuunotossa on kaksi polkua. Ensimmäinen on tilanteen hahmottaminen. Käytännössä suuri osa Varjo-IT:stä on erilaisten pilvipalveluiden käyttämistä, joten tärkein tehtävä on ymmärtää, mitä käytetään ja kuinka paljon. Tätä ei pysty tekemään kyselyiden kautta, vaan ainoa järkevä vaihtoehto on tarkkailla Internet-liikennettä pilvipalveluihin erikoistuneiden työkalujen kautta. Santa Monica Networksillä on näitä sekä myynnissä että palveluna tarjolla, ja kaikkien tärkein lopputulema on tarkka käsitys siitä, kuinka paljon organisaatio käyttää erilaisia pilvipalveluita.

Kun ymmärretään, mitä ja minkä verran tietotekniikkaresursseja hankitaan oman organisaation ulkopuolelta – suoraan erilaisista pilvistä – voidaan rakentaa pilvipalvelustrategia. Sen tavoitteena on määritellä kuhunkin työkalukategoriaan (esimerkiksi sosiaalinen media, tiedostonjakopalvelut) sallitut tuotteet, joiden käyttöoikeudet tietohallinto hoitaa. Samoin tietohallinto huolehtii siitä, että valittujen palveluiden käyttö on tietoturvallista organisaation näkökulmasta.

Toinen Varjo-IT:n haltuunoton polku koskee sisäistä toimintaa. Koska nykyisin lähes jokaisen organisaation lähes jokainen kehitysprojekti sisältää tarpeen tietotekniikkaan, tulee tietohallinnon jalkautua osaksi näitä projekteja. Tämä muuttaa perinteisen toimintamallin ja asettaa aivan uudentyyppisiä haasteita esimerkiksi osaamiselle. Sen sijaan, että tietohallinnon henkilöstön tulisi osata erinomaisesti esimerkiksi VMwaren konfigurointi, tuleekin sen pystyä ymmärtämään liiketoiminnan haasteita ja hahmottamaan, miten tietotekniikka voisi vastata näihin haasteisiin. Varsinainen tekeminen voidaan siirtää kolmansille osapuolille, eli palveluyrityksille, jotka ovat erikoistuneita vaikkapa reitittimien, palomuurien tai VMwaren konfiguroimiseen.